ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА ╧ 4
Создание отчетов

Цель работы

Получение навыков работы по созданию отчетов.

Темы для предварительного изучения.

Назначение отчетов. Порядок создания отчетов. Разделы бланка отчетов. Элементы управления. Форматирование элементов управления. Сортировка и группировка. Сохранение и печать отчета.

Задание.

Создать простой отчет, отображающий результаты обработки информации для Прикладной области, выбранной в соответствии с вариантом задания. Создать сложный отчет на основе ранее созданного запроса.

Предметная область базы данных выбирается в соответствии с вариантом индивидуального задания по номеру:

Пример выполнения задания (вариант 30).

I        Создать простой отчет, содержащий:

• список сотрудников предприятия с полями: Идент код, Фамилия, Имя, Отчество, Телефон;
• Сгруппировать данные по 1-ой букве фамилии;
• Вычислить количество фамилий в каждой группе.

Вид отчета представлен на Рисунке 1.

СПИСОК СОТРУДНИКОВ ПРЕДПРИЯТИЯ     26.02.01 Идентификационный код Фамилия Имя     Отчество Телефон Группа фамилий, начинающихся на букву     А 1545678990                                 Архипов Сергей Иванович нет Количество в группе     1 Группа фамилий, начинающихся на букву     Б 2314743296                                 Бородулин Андрей Васильевич 27-14-12 1955443781 Безродный Владимир Михайлович 32-32-14 2055894321 Бронзов Станислав Иванович 23-10-70 Количество в группе     3 Группа фамилий, начинающихся на букву     К 1624790203                                 Круговой Геннадий Иванович 68-14-13 2200987654 Коваль Александра Николаевна 47-67-33 1934789231 Каменева Татьяна Дмитриевна 65-67-72 Количество в группе     3 Группа фамилий, начинающихся на букву     М 2178943214                                 Мапошенко Юрий Николаевич 43-35-13 Количество в группе     1 Группа фамилий, начинающихся на букву     С 2014654788                                 Садчиков Аркадий Викторович 10-12-10 2233668943 Строков Олег Викторович 69-05-03 1314152347 Старченко Светлана Борисовна 65-12-13 Количество в группе     3 Группа фамилий, начинающихся на букву     Ц 1748576413                                 Царева Анна Николаевна 47-23-15 Количество в группе     1

Рисунок 1

Для создания такого отчета выполнить:

1. Открыть базу данных, для которой создается отчет ;

2. Начать создание отчета в режиме Конструктор:

Выбрать вкладку Отчеты, нажать кнопку . Появляется окно Новый отчет, в котором выбрать Конструктор (для самостоятельного создания отчета), указать источник данных - таблицу Сотрудник (выбрать таблицу из раскрывающегося списка с перечнем таблиц и запросов). Нажать .

На экран выводятся окна, представленные на Рисуноке 2:

Рисунок 2

a) Окно отчета в режиме конструктора с заголовком Отчет1: отчет и со следующими областями: Верхний колонтитул; Область данных; Нижний колонтитул.

b) Панель элементов, содержащая кнопки для создания элементов управления, которые можно включить в отчет. Панель элементов можно закрыть или вывести, выполнив щелчок по кнопке на панели инструментов или выполнив команду Вид -> Панель элементов;

c) Список полей базовой таблицы или запроса (список полей таблицы Сотрудник). Список полей можно вывести или закрыть, выполнив команду Вид -> Список полей или выполнив щелчок по кнопке на панели инструментов.

Перемещая окна (отбуксировав мышкой за заголовок) можно расположить их в удобном для работы порядке, например: Окно отчета - слева, Список полей в правой области экрана, ниже -Панель элементов.

Дополнительно можно вывести окно свойств создаваемого отчета (Вид -> Свойства) или выполнив щелчок по пиктограмме Свойства.

3. Установить размеры отчета

• Переместить правую границу окна создания отчета с помощью указателя мыши так, чтобы на верхней линейке было видно число 19 (размер отчета 18 см);
• Выполнить Файл -> Параметры страницы:
• При выбранной вкладке Страница установить книжную ориентацию листа и размер А4 (210х297);
• При выбранной вкладке Поля установить размеры левого и правого поля по 10 мм;
• При выбранной вкладке Столбцы установить: количество столбцов-1; ширина столбца-18 см; высота - 3 см; ;
• Переместить правую границу области данных отчета до значения 18 на верхней линейке;

4. Добавить в бланк отчета области Заголовок отчета и Примечание отчета:

• Для этого выполнить Вид -> Заголовок/Примечание отчета.

5. Переместить из таблицы в Область данных список нужных полей.

• В окне таблицы Сотрудник выделить в комбинации с клавишей Ctrl поля Идент код, Фамилия, Имя, Отчество, Телефон и отбуксировать их в Область данных. В Области данных появятся связанные элементы управления, т.е. элементы, связанные с полями таблицы Сотрудник (слева - подпись, справа - значение поля). Выполнить щелчок мышью на свободном пространстве в области данных, чтобы убрать выделение вставленных элементов управления;
• Можно просмотреть содержимое отчета на данном этапе, выбрав Файл -> Предварительный просмотр. В дальнейшем можно использовать эту команду для просмотра содержимого отчета после внесения каких-либо изменений;
• Переместить заголовки столбцов в область Верхний колонтитул для этого:
• Выделить подписи элементов управления (слева) в Области данных, для чего нажать клавишу Shift и выполнить щелчок на каждой подписи (или обвести их слева направо с нажатой левой кнопкой мыши). Выполнить команду Вырезать;
• Активизировать Верхний колонтитул щелчком мыши по заголовку и выполнить команду Вставить. Подписи будут вставлены в область Верхнего колонтитула;
• Расставить заголовки столбцов следующим образом: подпись Идент код переместить в левый верхний угол области. Остальные подписи расставить так, чтобы расстояние между левыми границами подписей было равно 3см;
• Выполнить редактирование и форматирование заголовков столбцов (в соответствии с Рисунком 1). Для этого выделить все подписи в строке (поместить курсор мыши слева от строки, чтобы курсор принял форму стрелки, направленной вправо и выполнить щелчок мышью), щелкнуть правой кнопкой мыши на выделении, в появившемся окне выбрать команду Свойства и установить во вкладке Макет следующие значения: Ширина 3см, Высота 1см, Тип границы Сплошная, Размер шрифта 12см. Для редактирования подписи выделить элемент, выполнить щелчок мышью на подписи и внести нужные изменения. Замечания: Форматировать можно и отдельный элемент, выделив только его. При форматировании можно использовать пиктограммы панели форматирования на панели инструментов, или команды меню Формат -> Выровнять, Формат -> Размер, или установить соответствующие свойства для данного элемента.
• Уменьшить размер области Верхний колонтитул по размеру высоты заголовков столбцов, добавив приблизительно 0,5 см, переместив границу следующей области Область данных вверх;
• Разместить поля в Области данных в ряд под заголовками соответствующих столбцов. Уменьшить размер Области данных мышкой переместив нижнюю границу области вверх. Отформатировать каждое поле в соответствии с Рисунком.1;
• Просмотреть содержимое отчета на данном этапе, выбрав Файл -> Предварительный просмотр. Внести изменения, если есть несоответствия Рисунку.1 или ошибки.

6.Определить поля, по которым будет производиться группировка и сортировка данных:

• Выполнить щелчок по пиктограмме Сортировка и группировка панели инструментов или выбрать Вид -> Сортировка и группировка. Открывается окно Сортировка и группировка;
• в столбце Поле/выражение (левый столбец) открыть список полей и выбрать поле Фамилия;
• в столбце Порядок сортировки установить порядок сортировки (по возрастанию)
• Выполнить установку свойств в области Свойства группы:
  • Для Заголовок группы и Примечание группы установить значение Да. При этом в окне отчета появляется дополнительная область Заголовок группы "Фамилия" перед Областью данных и Примечание группы после Области данных;
  • Для группировки по первому символу установить в строке Группировка значение По первым символам;
  • В строке Интервал установить число начальных символов, по которым хотим образовывать группы, для группировки по одному первому символу это значение равно 1;
  • В строке Не разрывать установить значение Полную группу;
  • Закрыть окно Сортировка и группировка.

7. Вставить в область Заголовок группы бланка отчета текст "Группа фамилий, начинающихся на букву ", а затем должна выводиться буква, по которой создавалась очередная группа:

• Выделить область Заголовок группы в бланке отчета (щелкнуть на заголовке области);
• Из окна Список полей перетащить поле Фамилия в бланк отчета в область Заголовок группы.. Поместить указатель с изображением руки с вытянутым указательным пальцем на маркер, расположенный в левом верхнем углу левого поля (подпись) и отбуксировать это поле в левый верхний угол области Заголовка группы, отступив 0,25см слева. Аналогично переместить правое поле вправо на 8см от левой границы области.
  В левом поле набрать текст "Группа фамилий, начинающихся на букву" и нажать клавишу Enter. Установить параметры форматирования: курсив, размер 10. Затем выполнить действия: Формат -> Размер -> По размеру данных. Изменить размеры правого поля, перемещая маркер правой границы влево так, чтобы видна была одна буква Ф и немного следующая.
• В окне Панель элементов щелкнуть по кнопке , переместить курсор в область Заголовок группы под набранный текст и провести линию, подчеркнув оба поля;
• Просмотреть отчет, выбрав Файл -> Просмотр. Если видны 2 буквы фамилии, то уменьшить поле Фамилия, если где-либо не видно буквы, то поле Фамилия увеличить (как описано предыдущем пункте).

9. Вставить в область Примечание группы бланка отчета текст "Количество в группе ", а затем должно выводиться количество фамилий, относящихся к данной группе:

• Создать элемент управления. Для этого выполнить щелчок на Панели элементов по кнопке , а затем в области Примечание группы в месте расположения элемента. Появляется элемент, состоящий из 2-х частей. Переместить правую часть элемента вправо. В левую часть поля (подпись) ввести текст "Количество в группе". В правую часть элемента ввести формулу =Count([Фамилия]). Произвести форматирование.

10.Вставить рисунок в заголовок отчета:

• Вставка -> Рисунок -> Из файла. В открывшемся окне выбрать подходящий графический файл, выполнить щелчок по кнопке .

11.Вставить текст заголовка отчета и рядом дату создания отчета:

• На панели элементов выбрать кнопку , переместить курсор в область Заголовок отчета справа от рисунка. Отодвинуть правое поле ближе к правой границе области. В левое поле ввести текст заголовка. В правом поле с надписью Свободный ввести формулу =Date(). Отформатировать поля. Вставить номер страницы в области Нижний колонтитул:
• Аналогично добавить элемент Номер страницы: в левое поле ввести текст "Страница", а в правое =Page. Сохранить отчет.

II        Создать сложный отчет, содержащий:

• список сотрудников по подразделениям, имеющих в составе семьи более 1 человека;
• суммарный оклад и средний по подразделениям;
• суммарный оклад по всему предприятию.
• Вид отчета представлен на Рисунке 3.

  Список по подразделениям сотрудников, имеющих в составе семьи более 1 чел.: 26.02.01 15:15:00 Фамилия: Имя: Отчество: Должность: Оклад: Состав семьи: Название подразделения: Дирекция Царева Анна Николаевна гл.бухгалтер 430 1 Каменева Татьяна Дмитриевна начальник ОК 150 1 Безродный Владимир Михайловна зам.директора 500 1 Архипов Сергей Иванович директор 530 1 Суммарный оклад по подразделению: Дирекция 1610 Средний оклад по подразделению: Дирекция 402,5 Суммарный оклад по предприятию:   1610 Название подразделения: уч. кафедра Строков Олег Викторович преподаватель 350 2 Старченко Светлана Борисовна статистик 100 2 Садчиков Аркадий Викторович диспетчер 100 1 Мапошенко Юрий Николаевич специалист 150 2 Бронзов Станислав Иванович преподаватель 350 1 Суммарный оклад по подразделению: уч. кафедра 1050 Средний оклад по подразделению: уч. кафедра 210 Суммарный оклад по предприятию:   2660

  Рисунок 3

• В связи с тем, что создаваемый отчет использует информацию из всех трех таблиц базы данных, будем строить отчет на базовом запросе Запрос для отчета, созданном в предыдущей лабораторной работе.

Действия аналогичны действиям, описанным в п. I данной лабораторной работы при создании простого отчета.

1. Начать создание отчета в режиме Конструктор:

Выбрать вкладку Отчеты, нажать кнопку . Появляется окно Новый отчет, в котором выбрать Конструктор (для самостоятельного создания отчета), указать источник данных -запрос Запрос для отчета. Нажать Оk.

Вид экрана - как и при создании отчета по п I.2.

2. Установить размеры отчета.

3. Добавить в бланк отчета области Заголовок отчета и Примечание отчета.

4. Определить поля, по которым будем группировать и сортировать данные:

• Установить группировку по полю Назв подр (название подразделения), порядок сортировки по возрастанию.

5. Добавить области Заголовок группы и Примечание группы;

6. Выбрать из окна запроса Запрос для отчета в Область данных список всех полей, кроме Назв подр и перенести заголовки колонок таблицы в Верхний колонтитул. Выполнить размещение и форматирование всех полей в областях Верхний колонтитул и Область данных в соответствии с Рисунком 3.

7. Заполнить область Заголовок группы:

8. Выбрать из окна запроса Запрос для отчета в Заголовок группы поле Назв подр и изменить содержимое поля подпись (левое поле) на Название подразделения. Выполнить форматирование полей в соответствии с Рисунком 3.

9. Заполнить область Примечание группы:

• Переместить из списка полей запроса Запрос для отчета в Примечание группы поле Назв подр 2 раза, расположив связанные поля друг под другом. Изменить название полей подпись (левое поле) на Суммарный оклад по подразделению для первой строки и Средний оклад по подразделению для второй строки;
• Рядом с 1-ой и 2-ой строками создать по одному не заполненному полю, щелкнув сначала на Панели элементов по кнопке , а затем в области Примечание группы в соответствующей строке. Убрать левые поля (подписи), выделив их и затем, щелкнув на кнопке на панели элементов. В верхней строке в поле с надписью Свободный набрать формулу =Sum([Оклад]) (для вычисления суммарного оклада по подразделению) , в нижней - =Avg([Оклад]) (для вычисления среднего оклада по подразделению). Разместить поля с формулами под заголовками соответствующих столбцов;
• Аналогично создать строку для вывода в отчет Суммарного оклада по предприятию в разделе Примечание отчета, создав сначала связанное поле и введя соответствующую подпись и формулу. Для поля с формулой в качестве значения свойства Сумма с накоплением установить значение, отличное Отсутствует.

10. Вставить в раздел Заголовок отчета текст заголовка отчета, а рядом дату и время создания отчета, вставить номер страницы. Для вывода даты и времени использовать в формуле функцию Now().

11. Выполнить форматирование полей в соответствии с Рисунком 3. Просмотреть отчет. Сохранить отчет.